Если позволите, парочка советов...
Букв будет много.1. Выяснить ведомственную принадлежность кружков моделирования существующих или планируемых создать (министерство образования, мин спорта и пр., соответствующие управления губерний) - это позволит узнать а) кто распорядитель бюджетных денег (кто "главный" за их распределение для конкретного кружка), б) какие документы нужны в соответствующем ведомстве (бывает специфика);
Кто поможет? Узнать это элементарно у главного бухгалтера учреждения, при котором находится кружок.
Почему это важно? Если в законе о государственном бюджете пропишут на моделизм деньги, важно кто будет распорядителем. На моей практики бывали случаи когда деньги отдавали минспорту (например), а надо было в минкультуры... и минкультуры не имели права финансировать кружки, на балансе минспорта.
чтобы не получилось "собака на сене" - сами не смогут освоить денег и другим не смогут дать при всем желании... а потом под конец года переведут под иные цели. скушают деньги... и липовый отчет за год приложат на пол странички (поверьте, больше и не потребуют! 
)Не стоит питать иллюзий, что руководители кружков смогут управлять деньгами. Управлять будет начальство и бухгалтера и это однозначно приведет к нецелевому использованию - не всегда на моделизм. Это специфика общего котла - это аксиома. Поэтому в смете необходимо предусматривать дополнительно от 10 до 20 % "накладных затрат", которые администрация и съест на законных основаниях (руководство, обслуживание бухгалтерией, бумага для платежек, представительские).
2. Подготовить краткое и развернутое обоснование каждому направлению, статьям расхода бюджетных средств. Важно указать натуральные, качественные и стоимостные показатели... например. станок (циркулярка) фирма такая (техническая характеристика станка) и количество станков. а также куда они будут распределены. и так далее по всем статьям, всем направлениям.... с учетом своих нюансов.
Кто поможет? Кто-то может разработать один шаблон (на конкретном примере - так лучше будет разобраться) подобного документа, разослать по руководителям кружков и дать консультации по заполнению. Когда информация на местах будет подготовлена - всё возвращается в Центр координационный (без него никак!), где группа людей всё группирует и дорабатывает, даже исправляет орфографию. Эта же группа и будет в дальнейшем отвечать за подачу всего пакета документов в Бюджетную комиссию, в Мин финансов РФ и т.п.
3. Согласно законодательства РФ, подготовить плановую смету и прогнозное ассигнования, в которых в установленном порядке и утвержденных по ГОСТУ и приказам формам (бланкам) распределяется планируемая сумма на основании пунктов 1 и 2 (см. выше). Здесь важно как решат в Минфине, деньги поступают по некой программе (желательно чтобы она была!!!) одному юрлицу, который распределяет деньги между кружками или деньги разбиваются по разным ведомствам, где эти кружки находятся. Но в любом случае некое бюджетное учреждение должно быть ГОЛОВНЫМ распорядителем , который контролирует целевое использование.
Кто поможет? - специалист министерства финансов, бухгалтер или финансист какого-либо ведомства, учреждения имеющий опыт работы с бюджетированием в РФ. Это важно! Будет меньше ошибок и отказов.. К отказам и доработкам сразу надо быть готовым - это занимает 90 % всей работы, даже если самый главный сказал дать денег. Бюрократия...
сметы составлять стоит обязательно с учетом ИНФЛЯЦИИ и возможного роста цен. потом будет невозможно доказать Ревизору почему купили два десятка станка вместо 25 штук.
Кто поможет? Только бухгалтера или финансисты конкретного учреждения, где закреплен кружок. Ибо они будут потом регистрировать расчетные счета в местных казначействах, куда из Бюджета будут поступать деньги, и, как следствие, отвечать за них и отчитываться перед вышестоящими организациями, перед Казначейством и Палатой. А всё это курирует самый главный финансист - в министерстве или у главного Распорядителя денег, за которым закреплена Целевая Программа по моделизму. Консультации при подготовке смет делают руководители кружков или координаторы (руководители) этой Программы.
4. Программа!!! Важно, чтобы была бюджетная программа по моделизму, да еще некий приказ, указ... ну до закона может и не дойти... Зачем она? Важно, чтобы были прописаны цели и задачи, источник финансирования, декларирована общая сумма на кружки моделизма всея Руси.. и в приложениях было разбито финансирование на год (по кварталам) на каждый кружок (в разрезе по губерниям, или как там в РФ) ... Это обезопасит от бюрократического "хищения" (ну, будет попытка...). В этой программе прописывает и план мероприятий на ближайшие 5 лет, с разбивкой по годам (конференции .семинары, занятия в кружках, изготовление моделей (в штуках, уж простите...), чемпионаты, конкурсы региональные и всесоюзные, деньги на призы и награды и т.п., и т.д. Даже на бумагу и конверты, чтобы рассылать уйму отчетов ещемесячно и платить зарплату "уже своим бюрократам-моделистам" для сведения планов, смет, отчетов, паспортов программ и т.п.!
Ну и во всех этих букашках-бумажках цифры должны быть одинаковые, совпадать, соответствовать как в таблице умножения вертикально и горизонтально...
Файлы "вордовские" не получилось прикрепить, поэтому я укажу ссылки:
1. Приказ Минфина РФ от 20 ноября 2007 г. N 112н "Об общих требованиях к порядку составления, утверждения и ведения бюджетных смет казенных учреждений" (с изменениями от 30 июля 2010 г.)
2. Приказ Минфина РФ от 28 декабря 2010 г. N 190н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации"
Качать эти главные два документа для составления сметы через поисковик на сайте Министерства Финансов РФ http://mfportal.garant.ru/SESSION/PILOT/main.htm Для их получения - ввести название в поисковике на сайте!
если сунул нос не в свои дела... прошу прощения
Могу только порадоваться!!! 
